COMMENT FAIRE EN SORTE QUE VOTRE ÉVÉNEMENT VIRTUEL SE DISTINGUE DES AUTRES

Vous cherchez à faire passer vos événements en personne à un format virtuel ? Découvrez comment faire en sorte que votre événement virtuel se démarque des autres grâce à ces conseils d’un spécialiste chevronné du marketing événementiel.

Il y a environ deux mois, le monde des événements en personne était sursaturé d’offres d’événements. Partout dans le monde, les organisateurs d’événements faisaient de leur mieux pour proposer des concepts uniques, recherchant des lieux non conventionnels et recrutant des conférenciers célèbres, tout cela pour tenter de faire sortir du lot leurs événements en personne.

Bien sûr, le monde des événements a considérablement changé. Dans le sillage de la nouvelle pandémie de coronavirus, le seul endroit auquel les organisateurs d’événements ont actuellement accès est l’écran. Les événements virtuels sont devenus la norme et les possibilités d’innovation commencent tout juste à être explorées.

Avec des centaines d’événements commerciaux en ligne, dont beaucoup offrent un contenu de qualité à faible coût ou gratuitement, la question est maintenant de savoir comment séparer votre événement en ligne du bruit. Comment attirer votre public cible dans un environnement virtuel ? Comment créer des expériences mémorables et passionnantes pour vos participants virtuels ? Et comment se démarquer de la foule alors que chaque jour le terrain de jeu est de plus en plus bondé ?

Au cours des cinq dernières années, Devcom Alsace a créé plus de 100 événements en personne dans le monde entier. Des petites rencontres, aux conférences et aux salons professionnels, j’ai tout vu. Mais je dois admettre que je n’avais jamais organisé un événement entièrement virtuel.

Compte tenu des circonstances, j’ai dû rapidement m’adapter à cette nouvelle réalité et j’ai consacré pas mal de temps ces dernières semaines à une recherche approfondie de l’espace événementiel en ligne. Après avoir participé à plus de 15 événements virtuels, j’ai dressé une liste des principaux enseignements et aspects à prendre en compte lors de la création d’un grand événement virtuel.

Dans ce guide pratique, vous apprendrez :

La différence entre les événements virtuels et les webinaires
Comment faire correspondre vos objectifs avec le format de votre événement virtuel
Comment trouver la technologie appropriée pour votre événement virtuel
7 conseils pour offrir une expérience exceptionnelle en matière de contenu virtuel
7 conseils pour ajouter des feux d’artifice à votre événement virtuel

Événements virtuels vs. webinaires

Cela a été dit à maintes reprises, mais cela vaut la peine de le répéter : Une série de webinaires (préenregistrés ou en direct) diffusés sur une plateforme de streaming ne peut être considérée comme un événement virtuel.

Bien qu’elle puisse encore correspondre à la définition de base d’un événement virtuel (« un rassemblement en ligne de personnes qui se trouvent physiquement dans des espaces différents »), ce type d’expérience n’est pas nouveau, excitant ou engageant.

Comme Dave Gerhardt, directeur général de Privy et spécialiste du marketing événementiel chez Drift, l’a mentionné dans l’un de ses récents articles sur LinkedIn, il est temps d’innover et de créer le NOUVEAU livre de jeu. C’est la seule chance de gagner dans les circonstances actuelles.

Comment faire en sorte que votre événement virtuel se démarque de la foule – Dave Gerhardt Source : LinkedIn

Quels sont donc les principaux facteurs de différenciation d’un événement virtuel ? Les critères de l’événement, tels que les formats d’événements virtuels de plusieurs sessions ou de plusieurs jours, ainsi que la possibilité d’interaction entre pairs, sont souvent cités comme des facteurs clés de différenciation. Cependant, parmi les différenciateurs connus entre les événements virtuels et les webinaires, les deux suivants se distinguent vraiment pour saisir les essences d’un véritable événement virtuel :

Un événement virtuel ne se termine jamais : Contrairement à un webinaire, un événement virtuel doit comprendre un plan de communication complet avant et après l’événement, qui inclut le renforcement de la communauté. Les publics manquent actuellement de connexion peer-to-peer et la technologie la plus innovante ne peut pas remplacer cela. Cependant, en créant une communauté plus large qui peut s’étendre au-delà de la durée de l’événement, les organisateurs de l’événement peuvent créer une version étendue du réseautage.
Échange de valeurs : Presque tous les webinaires sont enregistrés et peuvent être visionnés à la demande. En ajoutant à l’ordre du jour le réseautage, l’expérience des réunions organisées et les sessions de l’AMA, vous pouvez créer une valeur supplémentaire en échange du temps que les gens consacrent à assister à votre événement au jour et à l’heure précis.
En gardant à l’esprit les facteurs de différenciation des événements virtuels ci-dessus, voyons comment innover davantage dans le domaine du support virtuel.

Comment faire correspondre les objectifs avec le format de votre événement virtuel

Chaque événement, qu’il se déroule en personne ou en direct, a (ou du moins devrait avoir) des buts et des objectifs uniques.

Il y a des tonnes de raisons différentes d’organiser un événement : de la génération de prospects à l’augmentation de la visibilité de votre marque, en passant par la vente aux clients.

Définir et comprendre clairement les objectifs de votre événement virtuel vous permettra de choisir le format le plus approprié. Même si vous êtes limité à l’écran et à la webcam en tant que lieu de réunion, vous pouvez toujours trouver de manière créative le bon format pour atteindre les objectifs de l’événement que vous avez en tête.

Par exemple, si votre objectif est de collecter 5 000 prospects et d’obtenir 2 500 spectateurs simultanés, vous chercherez des formats facilement accessibles et conçus pour offrir des expériences tout aussi précieuses à un grand nombre de personnes. Il est fort probable que vous suiviez le format du discours d’ouverture et que vous saupoudriez les participants d’un jeu de correspondance. Cependant, diviser tout le public en salles de réunion de 10 personnes deviendra certainement complexe et désordonné avec le volume de participants que vous cherchez à attirer.

De même, un événement exclusif organisé pour accroître la fidélisation des clients ne doit pas se transformer en plusieurs discours-programmes suivis de questions-réponses. Le nombre réduit de participants, combiné à un taux d’engagement plus élevé, vous donne une occasion unique d’organiser des sessions non conventionnelles et interactives, créant ainsi une expérience plus enrichissante pour les clients que vous cherchez à engager.

Après avoir participé à 15 événements virtuels différents au cours des deux derniers mois, je vous recommande vivement d’envisager les formats suivants pour votre prochain événement :

Sessions de tableau blanc. Que vous utilisiez une solution tout-en-un comme une solution Virtual Experience, ou que vous fournissiez aux participants le lien vers un outil de tableau blanc externe comme Miro ou Mural, ou que vous utilisiez un outil de réunion avec une fonction de tableau blanc, comme Zoom, ce format donne aux participants la possibilité d’apporter leur contribution à la session et rend impossible d’être un auditeur passif.
Tables rondes. La table ronde est un excellent format pour permettre aux experts de discuter d’un sujet ou d’un problème et offre à un nombre limité de participants de se joindre à la conversation ou de poser des questions. Bien que la discussion puisse être limitée à un petit groupe de participants, un nombre illimité de personnes peuvent la regarder en même temps. Pour donner à un plus grand nombre de participants la possibilité de participer, vous pouvez régler une minuterie et changer les participants actifs.
Ateliers et World Cafés. Il s’agit d’une discussion de groupe plus intime autour d’un sujet particulier. Alors que les groupes de discussion peuvent compter jusqu’à 70 participants et un orateur qui dirige la session, un café du monde est généralement limité à 10 participants et peut ne pas être un expert parmi eux, mais plutôt un modérateur qui prend des notes sur les idées clés.

Comme vous pouvez le constater, si l’écran peut sembler limité au premier abord, il existe de nombreux formats disponibles, chacun pouvant être adapté aux objectifs de votre événement. La seule chose qui limite votre créativité est la technologie que vous utiliserez pour donner vie à votre expérience virtuelle.

Comment trouver la bonne technologie pour votre événement virtuel

Si un seul outil pouvait répondre à tous les besoins des organisateurs d’événements, il n’y en aurait pas tant que ça sur le marché. Chaque plateforme a ses avantages et ses inconvénients, utilisez-les à bon escient.

Pour commencer, vous voudrez disposer d’une plateforme de streaming comme base, puis ajouter des outils supplémentaires pour faire fonctionner votre format spécifique. Lorsque vous choisissez une plate-forme, vous devez tenir compte de sa facilité d’utilisation, tant pour vous que pour vos participants, en plus de ses fonctionnalités.

Si vous souhaitez que l’événement rassemble le plus grand nombre de participants possible, il peut être judicieux de choisir une plateforme pratique et accessible. Par exemple, le Sommet sur le trafic et la conversion a diffusé sa Watch Party sur Facebook Live. Au total, l’événement a attiré un nombre impressionnant de 49 803 participants pendant 3 jours !

Comment faire ressortir votre événement virtuel – Traffic and Conversion SummitSource : Facebook

D’autre part, pour l’événement virtuel inaugural de Gong, #celebrate Online, leur équipe a incorporé plus d’éléments d’une expérience en personne qui a donné aux participants la chance de faire du réseautage, d’écouter les sessions, de participer aux ateliers et même de se connecter avec les vendeurs. Ils avaient besoin d’une solution robuste pour répondre à leurs besoins et ont opté pour une plateforme virtuelle de gestion d’événements et pour Sli.do for Q&A.

7 conseils pour offrir une expérience exceptionnelle en matière de contenu virtuel

Quel que soit le format que vous choisissez et la technologie que vous utilisez, tout cela sera vain si le contenu n’est pas étonnant.

Le format en ligne est encore plus exigeant en termes de contenu et de présentation que la scène hors ligne. Votre public n’est pas dans une salle pleine de gens pour imposer un comportement normatif aux participants – ils sont probablement assis seuls, portent des écouteurs et fixent l’écran. Bien que cela représente une excellente occasion de capter l’attention des participants, cela signifie également qu’ils peuvent facilement quitter votre événement à tout moment pour vérifier leurs boîtes de réception. Ainsi, un petit problème technique avec les diapositives ou une voix monotone permettront à vos participants de se déconnecter plus facilement.

En tant qu’organisateur d’événements, vous dépendez de vos orateurs pour fournir un contenu de qualité. Pourtant, il y a certains éléments que vous contrôlez. Voici sept mesures que vous pouvez prendre pour améliorer l’expérience de vos participants en matière de contenu :

Soyez bref. Limitez le temps de chaque présentation à moins de 20 minutes. Si vous devez programmer une session plus longue, prévoyez un changement de conférencier ou une activité engageante toutes les 15 minutes de la session. Il est extrêmement difficile de rester concentré pour votre participant pendant une longue période quand il y a tant de distractions comme les courriels, les pantalons et les smartphones.
Faites en sorte que vos conférenciers aient un bon aspect (et un bon son). Pensez à fournir à vos orateurs des kits de production pour assurer une diffusion de haute qualité : webcam, microphone, sonnerie LED, et peut-être même un fond de marque.
Obtenez un visuel. Demandez à vos intervenants d’activer leur vidéo et de préparer les diapositives. Cette combinaison de contenus visuels aidera les participants à rester concentrés et à mieux absorber l’information.
Changez-le. Utiliser un mélange de différents formats : des vidéos préenregistrées, des émissions en direct et même des discussions au coin du feu comme à la télévision. Il contribuera à maintenir l’intérêt et l’engagement des participants. Regardez Domopalooza pour un exemple de haute qualité de production et de diversité de contenu.
Réduire les frictions. Envisagez une transition facile et sans heurts entre les sessions. Le déroulement de l’événement est interrompu lorsque les participants doivent retourner à l’ordre du jour et cliquer sur un nouveau lien pour la session suivante. Il est beaucoup plus facile et moins distrayant de passer à la présentation suivante en cliquant sur le bouton de la page en cours ou – mieux encore – sans aucune action.
Faites-en une affaire personnelle. Utilisez la puissance de la technologie pour organiser des expériences de contenu uniques pour différents types de participants. De nombreuses plateformes d’événements vous permettent de créer des agendas basés sur le titre de participant ou le type de billet. Profitez de cette fonction pour faire participer les bonnes personnes aux bonnes séances ou aux salles de réunion virtuelles. Vous pouvez également faciliter des expériences de mise en réseau significatives.
Pensez au contenu une fois l’événement terminé. Proposez des formats multiples auxquels vos participants ou les téléspectateurs à la demande peuvent accéder. Vidéos, podcasts, articles, infographies ou illustrations en direct ne sont que quelques-unes des possibilités. Le fait d’avoir plus d’un format augmentera certainement votre couverture post-événement et maximisera le nombre de vues.

7 conseils pour ajouter des feux d’artifice à votre événement virtuel

Une fois que les bases de votre événement virtuel ont été jetées, que vos objectifs ont été définis, que votre format et votre technologie ont été sélectionnés et que vos intervenants ont été annoncés, il est temps de passer à l’étape la plus passionnante de la planification d’un événement, à savoir l’ajout des feux d’artifice ! Ce sont les petits détails qui rendent l’expérience mémorable.

Si les événements virtuels ne peuvent pas reproduire l’atmosphère de la salle de conférence. Mais il y a encore des moyens de faire vibrer l’événement dans l’environnement de la FMH.

Faites tourner la musique. Laissez le DJ jouer avant le début de la première session ou pendant les pauses, comme l’a fait Drift lors du sommet virtuel de la croissance de la Révolution. Ou au moins ajouter de la musique énergisante en arrière-plan une fois que les gens entrent sur le site.
Comment faire en sorte que votre événement virtuel se démarque de la foule – RevGrowthSource : Twitter
Faites le compte à rebours. Réglez un grand compte à rebours pour compter les moments jusqu’à ce que l’événement commence. Bonus : définissez une animation amusante pour le moment où le compte à rebours atteint 0.
Reproduisez l’excitation de l’ouverture de l’événement. Faites monter l’énergie en ajoutant le son enregistré des applaudissements de votre précédent événement hors ligne lorsque les sessions démarrent ou qu’un MC dédié arrive sur une scène improvisée. Regardez un morceau de T&C Watch Party de 14h52 à 15h15 pour en avoir l’idée et en ressentir l’esprit.
Déroulez le tapis de bienvenue. Saluez les gens une fois qu’ils ont rejoint l’association. Selon l’ampleur de l’événement, vous pouvez saluer chaque personne ou simplement vous connecter de temps en temps pour accueillir tous ceux qui ont participé. Par exemple, Eventgeek’s Reboot a accueilli les participants dans un slack channel de l’événement. Chaque personne s’est présentée au moment de l’inscription et a été accueillie personnellement par quelques membres du personnel et par les autres participants ! C’était vraiment personnel.
Engagez-vous. Utilisez des outils interactifs pour faire participer le public entre ou pendant les sessions et encouragez vos orateurs à le faire en leur fournissant les outils nécessaires. Des solutions les plus simples comme les sondages intégrés à Zoom aux outils externes comme Sli.Do, Kahoot, Mentimeter ou même votre propre application mobile pour les événements !
Rendre. Maîtrisez l’art de faire des cadeaux à distance et améliorez votre jeu de butin. Des cartes-cadeaux Starbucks et des bons Amazon aux dons à des œuvres de bienfaisance ou aux abonnements à Spotify, il existe de multiples façons de reproduire l’élément « swag » en ligne. Des entreprises telles qu’Alyce, Sendoso, PFL seront heureuses de vous y aider !
Surprise et plaisir. Intégrez des détails qui feront rire et sourire les gens. Il peut s’agir d’un concours de médias sociaux ou d’une chasse au trésor sur le site web de l’événement. Ou une vidéo surprise de votre PDG pour ouvrir l’événement. Le jeu ne devrait pas disparaître une fois que l’événement est mis en ligne.

Comment se démarquer de la foule (virtuelle) : Points clés à retenir

La création d’événements virtuels représente beaucoup de travail. Les faire sortir du lot demande encore plus d’efforts et de créativité. En ce moment, tout le monde essaie de déchiffrer le code de l’expérience virtuelle unique et de réinventer le livre de jeu.

Pour résumer, voici ce que vous pouvez faire :

Distinguez clairement votre événement virtuel d’un webinaire en créant de nouvelles formes d’engagement du public, en offrant une valeur unique à ceux qui assistent à l’événement en direct et en créant une communauté autour de l’événement.
Définissez les objectifs de votre événement et sélectionnez le bon format d’événement virtuel pour atteindre ces objectifs.
Choisissez la technologie qui convient au format d’événement virtuel de votre choix.
Organiser une expérience de contenu personnalisée pour les participants en fonction de leurs intérêts et de leur profil.
Préparez vos orateurs au succès en leur fournissant les informations et les ressources dont ils ont besoin pour faire une présentation virtuelle solide.
Ajoutez de petits détails pour susciter l’enthousiasme du public. Faites-les sourire. Faites-les rire. Faites-leur sentir qu’ils sont vraiment dans le coup.

Vous souhaitez savoir comment intégrer avec succès des expériences virtuelles dans la programmation de vos événements ? Consultez notre livre blanc détaillé sur la manière dont vous pouvez proposer des expériences captivantes sur la scène en ligne.

COMMENT FAIRE EN SORTE QUE VOTRE ÉVÉNEMENT VIRTUEL SE DISTINGUE DES AUTRES